Business 2 Business: Κάνε οικονομία στο χαρτί! Tips & Tricks

Το "γραφείο χωρίς χαρτί" αποτελούσε το όνειρο των τεχνολόγων -- αλλά και όλων των υπαλλήλων -- για δεκαετίες. Ειδικά τη δεκαετία του '80, με την έλευση των ηλεκτρονικών υπολογιστών σε γραφεία και σπίτια, το όνειρο φαινόταν πως θα γίνει, επιτέλους, πραγματικότητα. Μια δεκαετία αργότερα, όταν οι υπολογιστές διασυνδέθηκαν με το internet, όλοι πίστευαν πως... να 'το, ήρθε, πλησιάζει! Η πραγματικότητα, όμως, όπως συχνά συμβαίνει, διέψευσε τους πάντες πανηγυρικά. Η ευκολία εκτύπωσης, όσο και η αυξημένη -- χάριν της ευκολίας δημιουργίας και διακίνησης -- ποσότητα αρχείων και "εντύπων" (ηλεκτρονικής μορφής), οδήγησαν στην εκτόξευση της κατανάλωσης χαρτιού σε στρατοσφαιρικά επίπεδα. Οι μελέτες της WWF δείχνουν πως αντιστοιχούν 10.000 φύλλα χαρτιού σε κάθε υπάλληλο γραφείου ετησίως! Τι μπορείς να κάνεις για να μειώσεις το χαμένο χαρτί, όσο και το συνακόλουθο κόστος;

Τύπωσε και στις δύο πλευρές

Ωστε... δε σου φαίνεται σοβαρό έξοδο; Επιμένεις να χαλάς μια ολόκληρη πλευρά χαρτιού, γιατί... "έλα μωρέ τώρα"; Μάθε πως η Citigroup, η μητρική εταιρία της Citibank, σε εσωτερική της έρευνα βρήκε πως, αν κάθε υπάλληλος εκτύπωνε και στις δύο πλευρές του χαρτιού, η εταιρία θα γλύτωνε 700.000 δολλάρια κάθε χρόνο!

Μείωσε το μέγεθος

Αντί να τυπώνεις έγγραφα με γραμματοσειρά στο... 25, μπορείς απλά να μειώσεις ελάχιστα το μέγεθος της γραμματοσειράς και τα περιθώρια δεξιά, αριστερά, πάνω και κάτω στην κάθε σελίδα. Μειώνοντας τα περιθώρια, δηλαδή τον χαμένο χώρο σε κάθε σελίδα, όσο και το μέγεθος της γραμματοσειράς κατά μία ή δύο στιγμές (π.χ. από 12 στιγμές σε 11 ή 10.5) γλυτώνεις μια σελίδα ανά 5 σελίδες κειμένου, ενώ η διαφορά είναι ανεπαίσθητη!

Τύπωσε σε eco mode

Όλοι οι εκτυπωτές έχουν "οικολογικό" mode εκτύπωσης, για έγγραφα "εσωτερικής" κατανάλωσης ή πρόχειρα. Θα πεις, "Τι επίπτωση έχει το eco mode στο χαρτί;" Το eco mode χρησιμοποιεί πολύ λιγότερο μελάνι, οπότε μπορείς να χρησιμοποιήσεις χαρτί πιο φθηνό και πιο λεπτό και ελαφρύ. Τα πιο ελαφριά χαρτιά είναι και πιο "φιλικά" στο περιβάλλον, ενώ μπορείς να βρεις και ανακυκλωμένο χαρτί για πρόχειρες εκτυπώσεις.

Αγόρασε ποσότητα

Η τιμή του χαρτιού πέφτει αναλόγως της ποσότητας. Για παράδειγμα, μπορείς να δεις το χαρτί Fabriano Copy 3, το οποίο κοστίζει €3.48 ανά πακέτο 500 φύλλων. Αν πάρεις 10 πακέτα, το κόστος (ανά πακέτο) πέφτει στα €3.39 ενώ η συσκευασία των 25 πακέτων ρίχνει το κόστος στα 2.88 ευρώ ανά πακέτο! Για μεγάλες επιχειρήσεις, τα 250 πακέτα των 500 φύλλων κοστίζουν €2.59 ανά πακέτο! Υπολόγισε τις ανάγκες σου σε χαρτί και αγόρασε ποσότητα για μερικούς μήνες. Θα γλυτώσεις σημαντικά ποσά, από το να αγοράζεις ένα-ένα ή δύο-δύο πακέτα, όποτε σου τελειώνει το χαρτί.

Κάνε αυτοκριτική!

Κάθε φορά που πας να πατήσεις το "print", σκέψου! Ναι, είναι πανεύκολο να τυπώσεις ένα e-mail, ένα κείμενο ή ένα PDF, αλλά ρώτα τον εαυτό σου: "το χρειάζομαι αυτό όντως, τυπωμένο;" Αν πρόκειται για κάτι που θα διαβάσεις μια φορά και μετά θα πεταχτεί, απλά ΜΗΝ το τυπώσεις! Ομοίως και για κάποιο έγγραφο που θα μπει στο αρχείο. Δημιούργησε αρχείο στο δίσκο του υπολογιστή σου και, αν και όταν χρειαστεί αυτό το έγγραφο σε έντυπη μορφή, τύπωσέ το τότε. Πιθανότατα, δεν θα χρειαστεί ποτέ!

Κάνε αυτοκριτική! #2

Μην τυπώνεις έγγραφα, απλά για να "δεις πως δείχνουν". Κάνε τις διορθώσεις και τις δοκιμές στην οθόνη και προσπάθησε να τυπώσεις μία φορά! Αν συνηθίσεις να τυπώνεις για "δοκιμή", το πιθανότερο είναι πως θα χαλάς 10 φύλλα χαρτιού για μία τελική σελίδα. Αν συνηθίσεις να κάνεις τις διορθώσεις επί της οθόνης, μπορείς να μειώσεις το κόστος του χαρτιού στο 1/3 ή και πολύ περισσότερο!

Τύπωσε τα απαραίτητα

Αν έχεις εταιρία, βάλε μικρά πόστερ δίπλα στους εκτυπωτές και τα φωτοτυπικά με έξυπνες ατάκες όπως "Αυτό πρέπει να το τυπώσεις;" ή "Ξέρεις πόσο χαρτί χάλασες αυτό το μήνα;" Σίγουρα δεν χρειάζεται να τυπώνεις ιστοσελίδες ή e-mails, ενώ, αν είναι απολύτως απαραίτητο, μην χαλάς χαρτί για να τυπώσεις τα headers και τις εικόνες που υπάρχουν ως υπογραφή.

Μάθε τον εκτυπωτή σου

Μην πατάς απλά το "print". Δες τι πρόκειται να τυπωθεί. Μην σπαταλήσεις μια ολόκληρη σελίδα, απλά επειδή η τελευταία γραμμή κειμένου δεν χωράει. Αν πρέπει να τυπώσεις κάποια ιστοσελίδα, σιγουρέψου πως δεν τυπώνεις διαφημίσεις ή banners. Δες πως μπορείς να τυπώσεις σε eco mode ή draft, πως μπορείς να κάνεις αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης αλλά και πως σταματάς την εκτύπωση, αν κάτι πάει στραβά! Καθάρισε το print queue αν ο εκτυπωτής "κολλήσει". Έτσι, δεν θα πάρεις έξι φορές τυπωμένο το ίδιο αρχείο, επειδή δεν είχες καταλάβει πως απλά... τέλειωσε το χαρτί!

Ακολούθησε κάποιες βασικές αρχές

Απέφευγε τα φτηνά χαρτιά αγνώστου προελεύσεως και επέμεινε σε γνωστούς προμηθευτές Βάζε στον εκτυπωτή μόνο άθικτο χαρτίΜην βάλεις ποτέ στον εκτυπωτή χαρτί κομμένο με το χέριΗ αποθήκευση του χαρτιού πρέπει να γίνεται σε θερμοκρασία 21°C και υγρασία 40% Μην αποθηκεύεις τα πακέτα χαρτιού στο δάπεδο αλλά σε ράφι ή συρτάριΜην βγάζεις το χαρτί από τη συσκευασία του Η κούτα και η συσκευασία του χαρτιού το κρατούν καθαρό, στεγνό και χωρίς τσαλακώματαΈλα στα Public για να βρεις τις καλύτερες μάρκες χαρτιού στις πιο ανταγωνιστικές τιμές!